CKB Ltd.

Datenaufbewahrungsrichtlinie

März 2021

1. Einleitung
Diese Richtlinie legt die Verpflichtungen von CKB Ltd ® und seinen Gruppenmarken fest, einschließlich Lanyards Tomorrow ®, Gifts Tomorrow ™ und Bar Amigos ® („das Unternehmen“), einem in England unter 07123102 registrierten Unternehmen (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 991324508), dessen eingetragene Adresse lautet St. Christopher's House, Ridge Road, Letchworth Garden City, Hertfordshire, SG6 1PT, England, und deren Haupthandelsadresse ist Unit 5, Geschäftszentrum Ost, Fifth Avenue, Letchworth Garden City, Hertfordshire, SG6 2TS, in Bezug auf die Speicherung der gesammelten personenbezogenen Daten. von der Gesellschaft gemäß dem britischen Datenschutzgesetz 2018 und der britischen DSGVO (Allgemeine Datenschutzverordnung - „DSGVO“) gehalten und verarbeitet werden.
Die DSGVO definiert "personenbezogene Daten" als Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (eine "betroffene Person") beziehen. Eine identifizierbare natürliche Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere unter Bezugnahme auf eine Kennung wie einen Namen, eine Identifikationsnummer, Standortdaten, eine Online-Kennung oder auf einen oder mehrere physikalisch-physiologische Faktoren genetische, mentale, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität dieser natürlichen Person, die sich im Besitz des für die Verarbeitung Verantwortlichen befindet oder wahrscheinlich in den Besitz des Datenverantwortlichen (in diesem Zusammenhang des Unternehmens) gelangt.
Die DSGVO befasst sich auch mit personenbezogenen Daten der Sonderkategorie (auch als „sensible“ personenbezogene Daten bezeichnet). Zu diesen Daten gehören, ohne darauf beschränkt zu sein, Daten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Politik, Religion, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Genetik, Biometrie (sofern sie für Ausweiszwecke verwendet werden), Gesundheit, Sexualleben oder sexueller Orientierung der betroffenen Person. Das Unternehmen behandelt solche Daten nicht in Bezug auf Kunden, sondern in Bezug auf Mitarbeiter.
Nach der DSGVO werden personenbezogene Daten in einer Form aufbewahrt, die es ermöglicht, betroffene Personen nicht länger als für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich zu identifizieren. In bestimmten Fällen können personenbezogene Daten für längere Zeiträume gespeichert werden, in denen diese Daten zu Archivierungszwecken verarbeitet werden sollen, die im öffentlichen Interesse, für wissenschaftliche oder historische Forschung oder zu statistischen Zwecken liegen (vorbehaltlich der Umsetzung der entsprechenden technischen und organisatorischen Daten) von der DSGVO geforderte Maßnahmen zum Schutz dieser Daten).
Darüber hinaus beinhaltet die DSGVO das Recht auf Löschung oder das Recht auf Vergessenwerden. Betroffene haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen (und die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten zu verhindern), wenn folgende Umstände vorliegen:
a) wenn die personenbezogenen Daten für den Zweck, für den sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden (siehe oben);
b) wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft;
c) wenn die betroffene Person der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widerspricht und das Unternehmen kein übergeordnetes berechtigtes Interesse hat;
d) wenn die personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden (dh gegen die DSGVO verstoßen);
e) wenn die personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen; oder
f) Wenn die personenbezogenen Daten für die Bereitstellung von Diensten der Informationsgesellschaft für ein Kind verarbeitet werden.
Diese Richtlinie legt die Art (en) der personenbezogenen Daten fest, die im Besitz des Unternehmens und der von ihm verwendeten Drittorganisationen sind, die Zeiträume, für die diese personenbezogenen Daten aufbewahrt werden sollen, bevor sie gelöscht oder anderweitig entsorgt werden, sowie die Kriterien für Festlegung und Überprüfung solcher Aufbewahrungsfristen, falls zutreffend.
Weitere Informationen zu anderen Aspekten des Datenschutzes und zur Einhaltung der DSGVO finden Sie in der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens / der Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter (sofern zutreffend).

2. Ziele und Aufgaben
2.1 Das Hauptziel dieser Richtlinie besteht darin, Grenzwerte für die Speicherung personenbezogener Daten festzulegen und sicherzustellen, dass diese Grenzwerte sowie weitere Löschrechte der betroffenen Person eingehalten werden. Durch diese Richtlinie soll sichergestellt werden, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen und Rechten der betroffenen Personen gemäß der DSGVO in vollem Umfang nachkommt. Diese Richtlinie gilt sowohl für betroffene Mitarbeiter als auch für nicht betroffene Personen. Betroffene Mitarbeiter müssen möglicherweise ihre Daten an Drittunternehmen (z. B. Lieferanten) weitergeben, um ihre Rolle wahrzunehmen. Daher wird im Anhang zu diesem Dokument möglicherweise nicht jede Interaktion aufgeführt, die in einem Einverständnisformular für Mitarbeiterdaten separat behandelt wird .
2.2 Neben der Wahrung der Rechte betroffener Personen im Rahmen der DSGVO soll diese Richtlinie auch die Geschwindigkeit und Effizienz der Datenverwaltung verbessern, indem sichergestellt wird, dass übermäßige Datenmengen nicht ohne angemessene Begründung vom Unternehmen gespeichert werden.

3. Umfang
3.1 Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten des Unternehmens. Bitte beachten Sie, dass alle Datenverarbeiter von Drittanbietern, die personenbezogene Daten im Namen des Unternehmens verarbeiten, ihre eigenen Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien haben. Das Unternehmen hat versucht, die Einhaltung der DSGVO durch Dritte zu überprüfen. Eine Übersicht über die Beteiligung Dritter finden Sie in den Anhängen zu dieser Richtlinie. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Unternehmen zwar Transparenz unterstützt, aber auch seine Anforderungen zum Schutz seines Geschäftswissens und seiner Sicherheit berücksichtigen muss. Wenn eine betroffene Person weitere Informationen zu Dritten, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet, usw. anfragen möchte, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten in Abteilung 5, Geschäftszentrum Ost, Fifth Avenue, Letchworth Garden City, Herts, SG6 2TS. Bitte beachten Sie auch, dass diese Richtlinie nicht die von Drittanbietern betriebenen Marktplatz-Websites abdeckt, auf denen das Unternehmen Waren wie Amazon verkaufen kann, bei denen betroffene Nicht-Mitarbeiter betroffen sein können.
3.2 Personenbezogene Daten, wie sie im Besitz des Unternehmens sind, werden auf folgende Weise und an folgenden Orten gespeichert:
a) Computer, die sich dauerhaft in den Räumlichkeiten des Unternehmens in Großbritannien befinden;
b) Computer und mobile Geräte von Mitarbeitern, Vertretern und Subunternehmern, die gemäß den BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) des Unternehmens verwendet werden;
c) physische Aufzeichnungen, die in den britischen Geschäftsräumen des Unternehmens gespeichert sind; und
d) Drittunternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, wie z. B. Überprüfungsunternehmen, sind im Anhang zu dieser Richtlinie enthalten. Das Unternehmen verwendet außerdem einen Drittanbieter-Server in Großbritannien (Sicherungsdateien für Disaster Recovery-Zwecke können sicher in der EU gespeichert werden, um die Datenschutzanforderungen zu erfüllen), und ein elektronisches Dateifreigabe- und Speichersystem eines Drittanbieters ist der Datenschutz (einschließlich GDPR) konform, wenn außerhalb der EU gelagert. Bitte beachten Sie den Anhang.

4. Rechte der betroffenen Person und Datenintegrität
Alle vom Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten werden gemäß den Anforderungen der DSGVO und den Rechten der betroffenen Personen gemäß den Datenschutzbestimmungen / Datenschutzbestimmungen des Unternehmens gespeichert.
4.1 Die betroffenen Personen werden umfassend über ihre Rechte informiert, darüber, welche personenbezogenen Daten das Unternehmen über sie speichert, wie diese personenbezogenen Daten verwendet werden und wie lange das Unternehmen diese personenbezogenen Daten speichert (oder, falls keine feste Aufbewahrungsfrist festgelegt werden kann, die Kriterien, nach denen die Aufbewahrung der Daten bestimmt wird).
4.2 Die betroffenen Personen erhalten die Kontrolle über ihre im Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Berichtigung falscher Daten, des Rechts auf Löschung oder anderweitige Entsorgung ihrer personenbezogenen Daten (ungeachtet der in dieser Richtlinie zur Vorratsdatenspeicherung festgelegten anderen Aufbewahrungsfristen). , das Recht, die Verwendung personenbezogener Daten durch das Unternehmen einzuschränken, das Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn möglich, und weitere Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profilerstellung.

5. Technische und organisatorische Datensicherheitsmaßnahmen
5.1 Die folgenden technischen Maßnahmen sind im Unternehmen getroffen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens / in der Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiterdaten:
a) Alle E-Mails mit persönlichen Daten müssen verschlüsselt sein.
b) Personenbezogene Daten dürfen nur über sichere Netze übertragen werden.
c) Personenbezogene Daten dürfen nicht über ein drahtloses Netzwerk übertragen werden, wenn es eine vernünftige kabelgebundene Alternative gibt.
d) Persönliche Daten, die im Text einer E-Mail enthalten sind, ob gesendet oder empfangen, sollten sicher gespeichert werden.
e) Wenn personenbezogene Daten per Fax übermittelt werden sollen, sollte der Empfänger im Voraus informiert werden und auf den Empfang warten.
f) Wenn personenbezogene Daten in Papierform übertragen werden sollen, sollten sie direkt an den Empfänger weitergegeben oder auf sichere Weise übermittelt werden.
g) Alle physisch übertragenen personenbezogenen Daten sollten in einem geeigneten Behälter mit der Bezeichnung „vertraulich“ übertragen werden.
h) Es dürfen keine personenbezogenen Daten informell weitergegeben werden. Wenn ein Zugriff auf personenbezogene Daten erforderlich ist, sollte dieser Zugriff offiziell vom Direktor des Unternehmens angefordert werden.
i) Alle Ausdrucke personenbezogener Daten sowie alle auf physischen Medien gespeicherten elektronischen Kopien sollten sicher aufbewahrt werden.
j) Ohne Genehmigung dürfen keine personenbezogenen Daten an Mitarbeiter oder andere Parteien weitergegeben werden, unabhängig davon, ob diese Parteien im Namen des Unternehmens arbeiten oder nicht.
k) Personenbezogene Daten müssen jederzeit mit Sorgfalt behandelt werden und dürfen nicht unbeaufsichtigt oder sichtbar bleiben.
l) Computer, auf denen personenbezogene Daten angezeigt werden, müssen immer gesperrt sein, bevor sie unbeaufsichtigt bleiben.
m) Auf keinem mobilen Gerät dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden, unabhängig davon, ob dieses Gerät dem Unternehmen gehört oder auf andere Weise, ohne die formelle schriftliche Genehmigung des Unternehmensleiters und dann strikt in Übereinstimmung mit allen Anweisungen und Einschränkungen, die zum Zeitpunkt der Genehmigung beschrieben wurden. und nicht länger als unbedingt nötig. Bitte beachten Sie die BYOD-Richtlinie des Unternehmens.
n) Alle elektronisch gespeicherten personenbezogenen Daten sollten regelmäßig mit außerhalb des Standorts gespeicherten Sicherungen gesichert werden. Alle Backups sollten verschlüsselt sein.
o) Alle elektronischen Kopien personenbezogener Daten sollten unter Verwendung von Passwörtern und Verschlüsselung sicher gespeichert werden.
p) Alle zum Schutz personenbezogener Daten verwendeten Passwörter sollten regelmäßig geändert werden und sicher sein.
q) Unter keinen Umständen sollten Passwörter notiert oder zwischen Mitarbeitern oder anderen Parteien, die im Namen des Unternehmens arbeiten, unabhängig von Dienstalter oder Abteilung geteilt werden.
r) Alle Software sollte auf dem neuesten Stand gehalten werden. Sicherheitsrelevante Updates sollten so bald wie möglich und praktisch installiert werden, sobald sie verfügbar sind. und
s) Auf keinem firmeneigenen Computer oder Gerät darf ohne Genehmigung neue Software installiert werden.

5.2 Die folgenden organisatorischen Maßnahmen sind im Unternehmen getroffen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens / der Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter:
a) Alle Mitarbeiter oder relevanten anderen Parteien, die im Namen des Unternehmens arbeiten, können sowohl ihre individuellen Verantwortlichkeiten als auch die Verantwortlichkeiten des Unternehmens gemäß der DSGVO in der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens einsehen.
b) Nur Mitarbeiter oder andere Parteien, die im Namen des Unternehmens arbeiten und Zugang zu und Verwendung von personenbezogenen Daten benötigen, um ihre Arbeit ausführen zu können, haben Zugriff auf personenbezogene Daten des Unternehmens.
c) Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, werden entsprechend geschult;
d) Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, werden angemessen überwacht.
e) Von allen Mitarbeitern und anderen Parteien, die im Auftrag des Unternehmens mit personenbezogenen Daten arbeiten, wird erwartet und ermutigt, bei der Erörterung von Arbeiten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten jederzeit Vorsicht walten zu lassen.
f) Die Methoden zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten sind regelmäßig zu überprüfen.
g) Die Leistung derjenigen, die im Auftrag des Unternehmens mit personenbezogenen Daten umgehen, unterliegt einer Überprüfung.
h) Von allen Mitarbeitern oder relevanten anderen Parteien, die im Auftrag des Unternehmens arbeiten und mit personenbezogenen Daten umgehen, wird erwartet, dass sie dies in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der DSGVO und der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens tun.
i) Alle Parteien, die im Auftrag des Unternehmens mit personenbezogenen Daten umgehen, müssen sicherstellen, dass alle ihre Mitarbeiter denselben Bedingungen unterliegen, die sich aus der DSGVO ergeben und in den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens enthalten sind.
j) Wenn eine Partei, die im Auftrag des Unternehmens arbeitet und mit personenbezogenen Daten umgeht, ihren Verpflichtungen aus der DSGVO und / oder der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens nicht nachkommt, stellt diese Partei das Unternehmen von allen Kosten, Haftungen, Schäden, Verlusten und Ansprüchen frei und stellt sie frei oder Verfahren, die sich aus diesem Versagen ergeben können.

6. Datenentsorgung
Nach Ablauf der in Teil 7 dieser Richtlinie angegebenen Aufbewahrungsfristen oder wenn eine betroffene Person von ihrem Recht Gebrauch macht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen, werden personenbezogene Daten wie folgt gelöscht, vernichtet oder anderweitig entsorgt:
6.1 Elektronisch gespeicherte personenbezogene Daten (einschließlich aller Sicherungen davon) werden sicher gelöscht.
6.2 Elektronisch gespeicherte personenbezogene Daten der Sonderkategorie (einschließlich aller Sicherungen davon) werden sicher gelöscht.
6.3 In gedruckter Form gespeicherte personenbezogene Daten sind sicher zu vernichten. und
6.4 In gedruckter Form gespeicherte personenbezogene Daten der Sonderkategorie sind sicher zu vernichten.

7. Vorratsdatenspeicherung
7.1 Wie oben angegeben und gesetzlich vorgeschrieben, darf das Unternehmen personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren, als dies angesichts der Zwecke erforderlich ist, für die diese Daten gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden.
7.2 Verschiedene Arten von personenbezogenen Daten, die für verschiedene Zwecke verwendet werden, werden notwendigerweise für verschiedene Zeiträume gespeichert, wie nachstehend dargelegt.
7.3 Bei der Festlegung und / oder Überprüfung von Aufbewahrungsfristen ist Folgendes zu berücksichtigen:
a) die Ziele und Anforderungen des Unternehmens;
b) die Art der betreffenden personenbezogenen Daten;
c) die Zwecke, für die die betreffenden Daten gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden;
d) die Rechtsgrundlage des Unternehmens für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung dieser Daten; und
e) Die Kategorie oder Kategorien der betroffenen Personen, auf die sich die Daten beziehen
7.4 Wenn für eine bestimmte Art von Daten keine genaue Aufbewahrungsfrist festgelegt werden kann, sind Kriterien festzulegen, anhand derer die Aufbewahrung der Daten bestimmt wird, um sicherzustellen, dass die betreffenden Daten und die Aufbewahrung dieser Daten regelmäßig überprüft werden können gegen diese Kriterien.
7.5 Ungeachtet der im Anhang festgelegten Aufbewahrungsfristen können bestimmte personenbezogene Daten vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht oder anderweitig entsorgt werden, wenn innerhalb des Unternehmens eine entsprechende Entscheidung getroffen wird (sei es als Antwort auf eine Anfrage von Daten) Betreff oder anderweitig).

8. Rollen und Verantwortlichkeiten
8.1 Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist der Inhaber des Unternehmenssekretärs in Abteilung 5, Geschäftszentrum Ost, Fifth Avenue, Letchworth Garden City, Herts, SG6 2TS.
8.2 Der Datenschutzbeauftragte ist verantwortlich für die Überwachung der Umsetzung dieser Richtlinie und für die Überwachung der Einhaltung dieser Richtlinie sowie der anderen datenschutzbezogenen Richtlinien des Unternehmens (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Datenschutzrichtlinie und die Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter). und mit der DSGVO und anderen geltenden Datenschutzgesetzen.
8.3 Der Datenschutzbeauftragte und relevante Kollegen, einschließlich des Business Development Managers des Unternehmens für technische Bereiche, sind dafür verantwortlich, die Einhaltung der oben genannten Aufbewahrungsfristen für Daten sicherzustellen.
8.4 Fragen zu dieser Richtlinie, zur Aufbewahrung personenbezogener Daten oder zu anderen Aspekten der Einhaltung der DSGVO sind an den Datenschutzbeauftragten zu richten.
8.5 Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, können Sie gemäß Artikel 27 EU-DSGVO datenschutzbezogene Anfragen an unseren EU-Vertreter richten:
EU-REP.Global GmbH
www.eu-rep.global
Attn: CKB Ltd.
Hopfenstr. 1d, 24114 Kiel, Deutschland
ckbltd@eu-rep.global

9. Umsetzung der Politik
Diese Richtlinie gilt ab dem 23. März 2021 als wirksam. Kein Teil dieser Richtlinie hat rückwirkende Wirkung und gilt daher nur für Angelegenheiten, die an oder nach diesem Datum auftreten.

V8 CKB Ltd Richtlinie zur Vorratsdatenspeicherung - Datum des Inkrafttretens 23. März 2021

ANHANG